Podstawowe dokumenty użytkownika kasy fiskalnej: książka serwisowa

Praca przedsiębiorcy z urządzeniem rejestrującym, polegająca na ewidencji obrotu, w dużym stopniu składa się z szeregu obowiązkowych zadań, dotyczących różnego rodzaju dokumentów. Dokumentów, które mają istotne znaczenie z punktu widzenia prawa i współtworzą obraz potwierdzający prawidłowe zarządzanie działalnością gospodarczą. Do takich z pewnością należą kopie wystawionych paragonów, raporty dobowe i miesięczne czy właśnie tytułowa książka serwisowa. Jaką rolę odgrywa ona w rzeczywistości użytkownika kasy fiskalnej?

Co znajduje się w każdej książce serwisowej?

Zacznijmy od tego, że książka serwisowa jest dołączana do każdej zakupionej kasy i drukarki fiskalnej. Już sam ten fakt wskazuje na to, że chodzi o istotny dokument. I tak jest w rzeczywistości. Książka serwisowa to przedmiot zbierający najważniejsze wiadomości o zakupionym urządzeniu fiskalnym. Chociażby takie, jak model, nazwa oraz numery (fabryczny, unikatowy) związane z konkretną kasą lub drukarką rejestrującą. Dokument przekaże nam również informacje o producencie czy firmie stojącej za przeprowadzeniem fiskalizacji urządzenia (i często też jego sprzedażą). Ponadto, znajdują się w nim – co sugeruje jego nazwa – dane serwisantów (głównego i rezerwowego). I oczywiście to jeszcze nie wszystko.

Wspomnieliśmy o podstawowych wiadomościach, zawartych w książce serwisowe. Ale przecież to dokument, który jest stale uzupełniany. Dokładniej mówiąc, o notatki sporządzane przez serwisantów i dotyczące wszelkich zdarzeń związanych z konkretnym urządzeniem fiskalnym. Mowa tu zarówno o rutynowych, obowiązkowych przeglądach technicznych, jak i innych kontrolach, działaniach konserwacyjnych czy też naprawach nagłych usterek lub poważniejszych awarii. Informacje tego typu służą m.in. pokazaniu, że stan oraz sposób funkcjonowania kasy lub drukarki fiskalnej nie jest powodem ewentualnych nieprawidłowości, wynikających z prowadzonej ewidencji obrotu.

Posiadanie książki serwisowej to obowiązek!

Zatem mówimy o dokumencie ściśle związanym z obowiązującymi przepisami. Innymi słowy, każdy przedsiębiorca zobligowany do prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzenia fiskalnego, musi posiadać prawidłowo uzupełnioną książkę serwisową. Co więcej, przedsiębiorca ma przechowywać ją przez cały okres stosowania tego rodzaju technologii. A nawet i przez pewien czas po zamknięciu działalności oraz zaprzestaniu korzystania z kasy czy drukarki rejestrującej. Dokument musi być okazany na prośbę urzędnika skarbowego lub uprawnionego serwisanta. Tymczasem jego brak może oznaczać dla przedsiębiorcy niemiłe konsekwencje: podważenie prawidłowości rejestrowania obrotu czy odmowę ze strony serwisu, jeśli chodzi o wykonanie przeglądu technicznego.  Dlatego jeśli zdarzy się już taka sytuacja, że książka serwisowa zostanie zgubiona lub zniszczona, trzeba niezwłocznie podjąć odpowiednie kroki. Przede wszystkim zgłosić to do Urzędu Skarbowego w formie pisemnej, a następnie z kopią takiego dokumentu zwrócić się z prośbą do producenta o wystawienie duplikatu książki serwisowej. Wtedy unikniemy przykrych okoliczności, związanych z łamaniem przepisów.

One Reply to “Podstawowe dokumenty użytkownika kasy fiskalnej: książka serwisowa”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wpisz CAPTCHA *