Dodatkowa kasa fiskalna w rezerwie? Wielu przedsiębiorców tak postępuje!

Jeśli przedsiębiorstwo nie dysponuje więcej niż jednym stanowiskiem obsługi klientów – zwykle mówi się o zakupie oraz instalacji pojedynczej kasy fiskalnej. Zwykle, ale nie zawsze. Często bowiem zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na zakup dodatkowego urządzenia rejestrującego, choć… nie mają od razu zamiaru korzystać z niego w trybie ciągłym. Taka technologia sprzedaży pełni w firmie funkcję rozwiązania zastępczego. Skąd ten pomysł? Dodatkowa inwestycja w postaci rezerwowej kasy fiskalnej ma swoje uzasadnienie. O ile oczywiście przestrzega się niezbędnych zasad.

Rezerwowa kasa fiskalna może się przydać!

W niejednym przedsiębiorstwie urządzenie rejestrujące odgrywa kluczową rolę. Od niego bowiem zależy to, czy istnieje możliwość prawidłowego, zgodnego z przepisami, prowadzenia sprzedaży towarów lub usług oraz wystawiania paragonów dla klientów. W tym celu powstały różne, regulowane prawnie procedury, mające zadbać o dobry stan tego typu technologii sprzedaży – jak choćby cykliczne, obowiązkowe przeglądy serwisowe, które musi przechodzić każda kasa i drukarka fiskalna (nie rzadziej niż co 2 lata).

Trzeba jednak przyznać, że każdy rodzaj urządzenia może napotkać niespodziewane trudności. I dotyczy to również technologii sprzedaży. Mimo przeglądów i opieki serwisowej, zdarza się, że z kasą lub drukarką fiskalną dzieje się coś, co uniemożliwia jej normalne funkcjonowanie. A wtedy – wedle obowiązujących przepisów – jeśli to jedyne urządzenie rejestrujące w firmie, trzeba zatrzymać dalszą sprzedaż towarów lub usług, do czasu, aż problem nie zostanie rozwiązany. Nawet przy szybkiej interwencji ze strony serwisu potrafi to chwilę zająć (nie mówiąc już o tym, ile czasu może zabrać poważniejsza awaria). Zwykle więc podobne sytuacje tak czy inaczej bywają źródłem mniejszych lub większych strat finansowych, nerwów, a niekiedy i straty ważnych klientów. Jak się przed tym ustrzec?

Zasadnicze jest tu stwierdzenie, które padło wyżej: „jedyne urządzenie rejestrujące”. Wielu przedsiębiorców nie poprzestaje tylko na nim. Mimo, że z założenia planują pracować z wykorzystaniem jednej technologii sprzedaży. Decydują się jednak nabyć dodatkowy model – nawet tańszy i prostszy – który zwyczajnie trzymają w rezerwie. Zastępcza kasa fiskalna ma właśnie pozwolić na zgodne z prawem kontynuowanie sprzedaży towarów lub usług, gdy urządzenie główne napotka problemy. W ten sposób przedsiębiorcy są w stanie uniknąć powyżej wspomnianych trudności.

O czym nie warto lub nie wolno zapomnieć?

Mimo dodatkowego kosztu, przedsiębiorcy często traktują zakup rezerwowej kasy fiskalnej nie jako zbędny wydatek, a jako słuszną inwestycję w bezpieczeństwo ich bieżących zysków. Poza tym, trzeba przyznać, że takie rozwiązanie jest dość proste i wygodne. Co do zasady, przepisy nie mówią np. że zastępcze urządzenie rejestrujące ma być takie samo, inne czy lepsze, jak to główne. Z drugiej strony – przy zakupie pierwszych technologii tego typu podatnik może liczyć też na ustawową ulgę w kontekście modelu rezerwowego.

Nie oznacza to jednak, że nie ma kwestii, które należałoby, a nawet trzeba wziąć pod uwagę. Rezerwowa kasa fiskalna, owszem, może posłużyć jako zastępcza technologia do prowadzenia sprzedaży towarów lub usług w nagłych przypadkach. Jednocześnie podlega tym samym regułom, które obowiązują w kontekście głównego urządzenia rejestrującego. Oznacza to więc, że musi zostać poprawnie zainstalowana (zafiskalizowana), poddawana cyklicznym przeglądom technicznym, wystawiać nie tylko paragony dla klientów, ale i wymagane raporty (dobowe, miesięczne). Przedsiębiorca powinien również zadbać o właściwe przechowywanie książki serwisowej rezerwowej kasy fiskalnej. Niedopilnowanie tych kwestii równać się będzie złamaniu przepisów, tak jak przy podstawowym urządzeniu fiskalnym.

I to nie wszystko. Pamiętajmy też o aspektach związanych z wejściem systemu fiskalizacji online. Co to oznacza? Wielu przedsiębiorców zostało objętych obowiązkiem pracy z użyciem kas lub drukarek fiskalnych online. Zatem w ich przypadku także rezerwowa kasa fiskalna musi zapewniać internetową transmisję danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) – korzystanie z modelu z elektroniczną kopią paragonów, nawet jeśli jest tylko „na zastępstwo”, „krótkie, szczególne okoliczności”, okaże się błędem. Podobnie ma się sprawa z ustawową ulgą (maksymalnie 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł), która dziś dotyczy wyłącznie kas i drukarek fiskalnych online. Jeśli zatem zależy nam, aby częściowa refundacja z budżetu państwa objęła także model zastępczy – musi on spełniać standardy związane z transmisją niezbędnych danych do CRK.

Jedna odpowiedź do “Dodatkowa kasa fiskalna w rezerwie? Wielu przedsiębiorców tak postępuje!”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wpisz CAPTCHA *