Przedsiębiorcy zobligowani do rejestrowania obrotu przy pomocy kasy fiskalnej zazwyczaj orientują się w zadaniach i wymogach dotyczących korzystania z tego typu technologii. Nie zmienia to jednak faktu, że wielokrotnie nie są oni jedynymi osobami, które użytkują takie urządzenia. Bardzo często zdarza się, że należy to do obowiązków zatrudnionego personelu. Pracownicy ci muszą więc zapoznać się z zasadami prowadzenia ewidencji z użyciem kasy rejestrującej. A w dodatku, teraz należy zadbać o odpowiednie udokumentowanie przeprowadzenia tej procedury.
Obowiązkowa znajomość podstawowych zasad fiskalnych
Przedsiębiorca pracujący z kasą lub drukarką rejestrującą musi zadbać o prawidłowe prowadzenie ewidencji obrotu, korzystanie ze wspomnianego urządzenia i inne obowiązki fiskalne. Fakty są jednak takie, że niekoniecznie tylko on ma do czynienia z takimi technologiami sprzedaży. Wręcz bardzo często się zdarza, że w danej firmie obsługą kasy fiskalnej zajmuje się nie sam właściciel, a zatrudniony przez niego pracownik. To oczywiście nic nie zmienia w kwestiach podstawowych. Personel również musi znać podstawowe zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą urządzenia fiskalnego oraz bezwzględnie ich przestrzegać.
Wynika to jasno z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, a także z treści jego załącznika nr 1. Akt prawny mówi m.in. o tym, że w przedsiębiorstwie stosującym urządzenie fiskalne każda transakcja (na rzecz osoby fizycznej bądź rolnika ryczałtowego) musi zostać zaewidencjonowana przy pomocy tej technologii sprzedaży. W dodatku, potwierdzeniem tego faktu ma być poprawnie wystawiony paragon fiskalny, którego przekazanie klientowi także należy do bezwzględnych obowiązków pracownika obsługującego kasę bądź drukarkę rejestrującą. To bardzo ważne, ponieważ wspomnianego dokumentu nie można zastąpić innym, np. wydrukowanym potwierdzeniem płatności z terminala na karty (a to, niestety, potrafi się nieraz zdarzać). Zapisy znajdujące się w załączniku nr 1 do Rozporządzenia MF podkreślają też fakt, że nieprzestrzeganie tych zasad (niezarejestrowanie transakcji na urządzeniu fiskalnym, nie wystawienie czy nawet samo niewydanie nabywcy paragonu) oznaczają wprost złamanie przepisów, za które grożą konsekwencję prawne i finansowe.
Obowiązkowe oświadczenia w sprawie znajomości zasad fiskalnych
Przedsiębiorca musi więc zadbać o to, aby jego pracownik – przed przystąpieniem do obsługi klientów przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej – został zaznajomiony z podstawowymi zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży. Jednak samo zapoznanie z przepisami i obowiązkami nie wystarczy. Musi również dojść do sporządzenia odpowiedniego oświadczenia w tej sprawie. Na czym to polega?
Jeśli chodzi o wzór dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie tej procedury, można go również znaleźć w załączniku nr 1 do przywołanego Rozporządzenia MF. Oświadczenie sporządzane między pracownikiem a właścicielem działalności będzie zawierało takie informacje, jak dane przedsiębiorcy i osoby przez niego zatrudnionej, podpisy obu osób, datę zrealizowania dokumentu czy zapisy odnoszące się do znajomości zasad korzystania z urządzenia fiskalnego. Należy podkreślić, że oświadczenie musi być sporządzone w dwóch identycznych egzemplarzach (jeden trafia do przedsiębiorcy, drugi do pracownika).
Prawda to. Sam musiałem jakiś czas temu bawić się w te papierki. Choć dla mnie zapoznanie pracowników z obsługą kasy fiskalnej to oczywistość (jeśli mają się tym zajmować), podobnie jak potem oczekiwanie od nich odpowiedzialnych działań.