Jak sobie poradzić z pomyłką na paragonie? To musisz wiedzieć!

Błędy mogą przytrafić się wszędzie – nawet podczas istotnych czynności oraz w ważnych dokumentach. Dotyczy to również ewidencji obrotu i paragonów fiskalnych wystawianych dla klientów. Ale jak w przypadku innych, istotnych czynności lub ważnych dokumentów, tak i w sytuacji zaistnienia pomyłki na wspomnianym wydruku trzeba odpowiednio zareagować. Co konkretnie mówią na ten temat obowiązujące przepisy? Jak się zachować, gdy na paragonie fiskalnym znajdzie się oczywisty błąd?

Błędne paragony uwzględnione w osobnej ewidencji

Choć wielokrotnie zdarza się, że klienci traktują paragony fiskalne dość lekko, nie zmienia to faktu, że wciąż są to bardzo ważne dokumenty, mające w zasadzie charakter zawartej umowy. Umowy, która potwierdza zgodne z prawem prowadzenie działalności gospodarczej, rejestrowanie obrotu i odprowadzanie należnych podatków. Umowy, która często staje się warunkiem możliwości dochodzenia swoich praw konsumenckich, czy to w przypadku zwrotu produktu, czy jeśli chodzi o reklamację świadczonej usługi. Sprawa prezentuje się prosto: każda transakcja na rzecz klienta indywidualnego musi zakończyć się wystawieniem i przekazaniem paragonu – dokumentu o z góry określonej formie, zawierającego wymagane dane oraz poprawne szczegóły dotyczące sprzedaży.

A co jeśli problem tkwi właśnie w tej poprawności? W końcu proces wystawiania paragonu jest zautomatyzowany jedynie po części. Ostatecznie za realizację tego zadania odpowiada człowiek, a ten – jak wiadomo – nie pozostaje nieomylny. Wystawienie paragonu z błędem nie należy do sytuacji ani niemożliwych, ani rzadkich, ani też dramatycznych – jednym słowem, da się z niej wyjść. Rzecz w tym jednak, że specyfika kas i drukarek fiskalnych nie zakłada możliwości korekty czy usunięcia z pamięci urządzenia informacji o wydrukowanym dokumencie. Zostaje w niej bowiem trwale zapisana. Dlatego funkcjonujące przepisy mówią jasno, że dla paragonów zawierających pomyłki przedsiębiorca musi prowadzić osobną ewidencję.

Czym jest osobna ewidencja błędnych paragonów?

Jeśli przedsiębiorcy zdarzają się przypadki błędnego wystawienia paragonu (choćby jedna taka sytuacja!), musi takie wydruki uwzględnić w osobnej ewidencji. Czynność ta sprowadza się do sporządzania stosownych notatek, gdzie każda z nich opisuje szczegóły podobnego zajścia oraz zawiera stosowne informacje (np. kwota brutto transakcji, dotycząca jej kwota podatku VAT, jednym słowem dane, które zapewnią przejrzystość w całościowej dokumentacji z ewidencji obrotu). Do takiego wpisu należy również dołączyć wydruk z widniejącą na nim pomyłką. I jak nietrudno się domyślić – taki paragon obowiązkowo trzeba zastąpić poprawnie wystawionym dokumentem, przekazanym klientowi.

Funkcjonujące przepisy mówią, czym jest ewidencja błędnie wystawionych paragonów, na czym polega oraz co powinno się w niej znaleźć. Nie precyzuje natomiast kwestii przechowywania opisywanej dokumentacji (co ma miejsce chociażby w przypadku kopii paragonów lub książki serwisowej). Oczywiście, ewidencja ta powinna być możliwa do wglądu w przypadku kontroli ze strony organów skarbowych. Natomiast w kontekście wspomnianych zasad istnieje spora dowolność dotycząca formy przechowywania sporządzonych notatek. W tym celu przedsiębiorca może zastosować dodatkowy zeszyt lub segregator albo – umieścić wpisy w odrębnej, przeznaczonej do tego teczce.

Jedna odpowiedź do “Jak sobie poradzić z pomyłką na paragonie? To musisz wiedzieć!”

  1. Na szczęście nie musiałam się jeszcze mierzyć z taką sytuacją, ale nigdy nie wiadomo, tak czy siak dobrze wiedzieć na przyszłość, co z tym fantem zrobić 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Wpisz CAPTCHA *