Kasy fiskalne będą podłączone do serwerów MF. Co to oznacza?

System fiskalizacji online, współpraca z terminalami płatniczymi, e-paragony – co łączy te 3 pojęcia? Każdego z nich dotyczy nowe Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów, które wejdzie w życie już z początkiem nowego roku. Urządzenia rejestrujące ulegną istotnej metamorfozie, co odczują zarówno przedsiębiorcy, jak i obsługiwani przez nich klienci. Czego należy się spodziewać? Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?

Na początku 2018 roku zacznie funkcjonować nowe Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów, związane z kryteriami i warunkami technicznymi, jakie mają spełnić nowe urządzenia fiskalne. Zmiany te mają za zadanie pomóc w walce z tzw. szarą strefą, uprościć zbieranie dokumentacji dotyczącej prowadzonej ewidencji obrotu, a także ułatwić realizację transakcji w firmach oraz obsługę klientów. Jednocześnie też oznacza to, że dotychczasowe urządzenia rejestrujące sprzedaż, pozbawione wymaganych rozwiązań, będzie trzeba wymienić. Jakie możliwości mają współcześni przedsiębiorcy w obliczu całej tej sytuacji?

Kasy fiskalne online połączone z serwerami Ministerstwa Finansów

Pierwsza istotna kwestia, która będzie wynikać z zapowiadanego Rozporządzenia, to utworzenie nowoczesnego systemu informatycznego. Jakie jest jego przeznaczenie? Ostatecznie, wszystkie urządzenia rejestrujące, wykorzystywane do pracy w polskich przedsiębiorstwach, mają być połączone drogą internetową z centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów. Pozwoli to na jeszcze dokładniejsze i skuteczniejsze zbieranie danych na temat transakcji realizowanych w konkretnych przedsiębiorstwach oraz śledzenie prawidłowości, dotyczących prowadzenia ewidencji obrotu i odprowadzania należnych podatków. Ostatecznie więc, nowy system online ma być dużym, zaawansowanym narzędziem, usprawniającym wykonywanie obowiązków przez organy skarbowe oraz walkę z tzw. szarą strefą.

Terminale płatnicze i e-paragony, czyli nowe standardy

Nowy rodzaj transmisji danych do serwerów MF to nie wszystko, co ma wprowadzić opracowywane Rozporządzenie. Do tego dochodzą kwestie związane z przebiegiem sprzedaży i obsługą klientów.

Zgodnie z regulacjami prawnymi, które mają wejść w 2018 roku, wszystkie kasy fiskalne mają być wyposażone w ustandaryzowane protokoły komunikacyjne, umożliwiające współpracę urządzeń rejestrujących z terminalami płatniczymi. Chodzi więc o zwiększenie roli transakcji bezgotówkowych, które z jednej strony są zwyczajnie wygodniejsze dla nabywców, z drugiej zaś – tańsze w administrowaniu i prostsze w kontekście kontroli skarbowej.

Poza tym, przyszłe kasy fiskalne online będą też oferować wystawianie paragonów w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że wydruki papierowe wyjdą z użycia – te pozostaną obowiązkowe, natomiast klient będzie mógł zażyczyć sobie wyemitowanie (i docelowo przesłanie na jego konto e-mail) cyfrowego e-paragonu. Dokument w takiej formie, nadal uprawniający do zwrotu lub reklamacji, będzie znacznie łatwiejszy w przechowywaniu i obsłudze.

Jak wygląda sytuacja przedsiębiorców?

W obliczu nadchodzących zmian, pewne jest jedno: obecne urządzenia rejestrujące nie będą posiadać odpowiednich standardów, a więc nie spełnią wymaganych warunków. Co za tym idzie, prędzej czy później, będziesz musiał wymienić swoją kasę fiskalną na model dostosowany do nowych regulacji prawnych. Pytanie tylko, kiedy?

Brane są pod uwagę różne wersje, zaś prawdopodobną jest ta, która mówi, że obecne kasy fiskalne będą mogły funkcjonować do momentu wygaśnięcia ich homologacji. Zatem proces wymiany dotychczasowych technologii na urządzenia rejestrujące online nie nastąpi w jednej chwili, wraz z wejściem w życie Rozporządzenia. Proces ten może wręcz potrwać nawet około 3 lat.

Tymczasem przedsiębiorcy, którzy musieliby zakupić już teraz kasę fiskalną, ze świadomością ich rychłej wymiany, nie zostali z tą sytuacją sami. Powstały bowiem urządzenia z certyfikatem Online Ready, które po wejściu nowych przepisów zostaną dostosowane przez producentów do aktualnych wymogów technicznych. Kto znalazł się w podobnej sytuacji, może skorzystać z tej możliwości – kasy fiskalne gotowe na on-line są już dostępne.