Jakie są obowiązki użytkownika kasy fiskalnej?

W dzisiejszym wpisie odpowiemy na pytania, które zadaje sobie wielu polskich podatników. Mianowicie, szczegółowo wyjaśnimy, o jakich obowiązkach muszą pamiętać wszyscy użytkownicy kas rejestrujących. Okazuje się bowiem, że wystawianie i wydawanie paragonów nie jest jedynym wymogiem. Podatnicy używający urządzeń fiskalnych powinni także przestrzegać innych przepisów, m.in. tych dotyczących przechowywania książki serwisowej.

Przeglądy techniczne urządzenia

Polskie przepisy mówią jasno, iż obowiązkiem przedsiębiorcy jest zlecanie przeglądów technicznych kasy fiskalnej. W tym przypadku funkcjonuje zasada, że każde urządzenie, które jest wykorzystywane do rejestrowania obrotu, musi przejść wspomnianą kontrolę nie rzadziej niż co 2 lata. Niemniej, w dzisiejszych czasach wielu podatników częściej zleca wykonanie przeglądu technicznego. Dzięki temu zyskują oni bowiem gwarancję, że stosowane urządzenie działa prawidłowo i pozwala na poprawne prowadzenie ewidencji. Sam przegląd jest zaś zazwyczaj przeprowadzany przez przedstawiciela firmy, w której przedsiębiorca kupi swoją kasę fiskalną.

Raporty dobowe i miesięczne

Paragony fiskalne nie są jedynymi dokumentami, które przedsiębiorca musi wystawiać przy użyciu kasy rejestrującej. Obowiązkiem podatnika jest również realizowanie raportów. Obecnie przepisy obligują do wykonywania 2 typów zestawień – dobowych oraz miesięcznych. Wspomniane dokumenty fiskalne zawierają dane na temat obrotu i kwot podatku (za dany „dzień sprzedażowy” lub wskazany okres). Co więcej, celem wykonywania raportów dobowych i miesięcznych jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto – z podziałem na wszystkie stawki VAT oraz kwoty należnego podatku.

Jakie dokumenty trzeba przechowywać?

Dla nikogo nie jest chyba tajemnicą, że prowadzenie własnej działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością przechowywania różnych dokumentów. Obowiązek tego typu występuje także w przypadku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej. I co najważniejsze, dotyczy on archiwizowania różnych dokumentów.

Po pierwsze, przedsiębiorca musi przechowywać kopię paragonów fiskalnych. Forma archiwizowania tej dokumentacji jest zaś zależna od tego, jakie urządzenie rejestrujące działa w firmie. Współcześnie można bowiem korzystać z kasy z kopią papierową lub elektroniczną. Po drugie, przez cały okres prowadzenia ewidencji należy przechowywać książkę serwisową danego urządzenia. To właśnie w niej znajdują się najważniejsze informacje na temat konkretnego egzemplarza kasy, m.in. adnotacje dotyczące przeprowadzonych przeglądów technicznych.