Wirtualne kasy fiskalne – nowe informacje w sprawie nowych rozwiązań

Kiedy myślimy o urządzeniach rejestrujących, mamy przed oczami różnego typu technologie sprzedaży, które mimo nawet całej swojej innowacyjności – zachowują postać fizyczną. Tymczasem już od dłuższego czasu trwają prace nad przepisami dotyczącymi… wirtualnych kas fiskalnych. Pojawiły się też nowe szczegóły odnoszące się do tego, kto będzie mógł stosować tego typu rozwiązania. Co zatem obecnie wiadomo na temat kas mających postać oprogramowania?

Wirtualne kasy fiskalne – bez nagłej rewolucji, ale cały czas w toku

Wbrew pozorom początki idei kas fiskalnych w postaci oprogramowania sięgają daleko, bowiem pierwszy projekt Rozporządzenia Ministra Finansów w tej sprawie powstał jeszcze w sierpniu 2019 roku. Po nim pojawiały się kolejne (jak dotąd, ostatni w styczniu 2020), bowiem mimo dużego zainteresowania tak nowoczesnymi rozwiązaniami – wciąż pojawiały się wątpliwości dotyczące zakresu, charakteru czy bezpieczeństwa pracy oraz obsługi tego typu rozwiązań. Precyzowane regulacje prawne poruszają kwestię zarówno wymogów koniecznych do spełnienia przez przedsiębiorcę korzystającego z wirtualnej kasy fiskalnej, jak i zasad funkcjonowania tych technologii. No tak, ale właściwie o jakiej technologii mówimy?

W założeniach Ustawodawcy ma to być aplikacja, która umożliwi zgodne z przepisami ewidencjonowanie obrotu oraz zarządzanie działalnością handlową bądź usługową. A gdzie konkretnie by się „znajdowała”? Zgodnie z treścią Rozporządzenia MF, aplikacja byłaby do zainstalowania na takich urządzeniach, jak tablet czy smartfon. Trzeba jednak zaznaczyć, że to do producentów wirtualnych kas fiskalnych należy też określenie, jakie konkretnie technologie staną się właściwym „środowiskiem” dla tego typu rozwiązań. Warto też wspomnieć o tym, że kasy software’owe będą musiały z rozdania komunikować się z Centralnym Repozytorium Kas, tak jak najnowsze obecnie, fizyczne urządzenia rejestrujące online. Z drugiej strony jednak kwestia ulgi za kasę fiskalną w postaci oprogramowania jest raczej pomijana.

Mimo, że wirtualność kas fiskalnych nadal brzmi trochę jak „wiadomość z przyszłości” – trudno tu mówić o jakiejś pełnowymiarowej rewolucji w branży związanej z technologiami sprzedaży. I to z kilku powodów. Pierwszy z nich dotyczy wymogów, przy których Ustawodawca decyduje się pozostać. Chodzi o fakt, że paragon fiskalny w postaci wydruku nadal ma pełnić funkcję podstawową, kiedy jego cyfrowa wersja ma charakter raczej opcjonalny. Oznacza to ni mniej, ni więcej, że kasa w postaci oprogramowania będzie musiała współpracować z drukarką, która wystawi fiskalne dowody sprzedaży dla klientów. A drugi powód? Odnosi się on do tego, kto w ogóle skorzysta z wirtualnych kas fiskalnych…

Dla kogo kasy rejestrujące w postaci oprogramowania?

Rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – określające sprawy techniczne i zasady stosowania tych rozwiązań – to nie jedyne regulacje prawne, jakie Ustawodawca przygotowuje w kontekście opisywanego zagadnienia. Będzie funkcjonowało również drugie Rozporządzenie, precyzujące, jakie grupy podatników będą mogły stosować kasy software’owe i jakich czynności będą dotyczyły te rozwiązania.

Tak – kolejnym powodem, dla którego trudno mówić o rewolucyjnym charakterze wirtualnych kas fiskalnych, jest fakt, że nie wszyscy przedsiębiorcy zyskają możliwość korzystania z tych rozwiązań (przynajmniej na początku). Najpierw regulacje prawne zakładały sposobność korzystania z wirtualnych kas fiskalnych jedynie w przypadku działalności związanych z szeroko zakrojonym transportem. Późniejsze ustalenia uwzględniają też jednak możliwość zastosowania tych rozwiązań w branży hotelarskiej, gastronomicznej i dotyczącej sprzedaży węgla. Cała koncepcja, mimo kolejnych konkretów w przepisach, wciąż jest rozwijana i być może obejmie też inne typy działalności.